Kurtarıcı, verimliliği arttıran olmazsa olmaz bir yönetim aygıtı "KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI"

 

• “Kurumsal Kaynak Planlaması” işletmelerin üst yönetimi ile iş süreçlerinin uyumunu önemli ölçüde sağlar. Bu bağlamda şirketin para ve paraya bağlı emtia stoku, hammadde depoları, malzeme ve yedek parça depoları, sabit kıymetler, net işletme sermayesi, insan kaynakları gibi sayılabilir kaynaklar ile bu kaynakları yöneten; satış, satın alma, üretim, planlama, ürün yönetimi-pazarlama, kalite, lojistik, muhasebe ve finans gibi yönetim birimlerinin eşzamanlı bir entegrasyon içinde hareket etmelerini sağlar.
• Şirketlerin gelişmesiyle birlikte yönetim sorunlarının gittikçe arttığı, bu sorunların da şirkette ciddi verimlilik kayıplarına yol açtığını biliniyor. İşletmeler canlı organizmalara benzer, çok farklı organlar hepsine ulaşan ama bir merkezden yönetilen bir sisteme, sinir sistemine bağlı olarak çalışır, organizmanın mükemmelliği ve gelişme düzeyi de bu sinir sisteminin gelişmişliğine bağlıdır.

 

Ekonomik krizlerin yeniden hatırlattığı Karl Marx, 1848 yılında arkadaşı Engels’e yazdığı Komünist Manifesto’ya “Avrupa’da bir hayalet dolaşıyor Komünizm’in hayaleti” diye başlar. O gün bu gün o hayalet dolaşır, bazen görünür bazen yok olur ama o hayaletin dünyamız üzerindeki etkisi apaçıktır. Teşbihte hata olmaz iş dünyasında da 1990’lı yıllardan beri bir hayalet dolaşıyor; bize büyük umutlarla yatırımlar yaptırmakta, ciddi IT harcamalarına neden olmakta, bazen kurumlara büyük faydalar sağlamakta bazen de çıkardığı onca gürültüden sonra bir kenara atılmakta ama yöneticilerin, iş sahiplerinin zihninde bir yerlerde bazen mistik, bazen olumsuz, çoğunlukla da soru işaretleriyle yer işgal etmekte. Bu mütevazi hayalet,  “Kurumsal Kaynak Planlaması” (ERP) olarak isimlendiriliyor.

 

ERP, “pahalı bir muhasebe programı” mı?

As/Nexia Yönetim danışmanlığı Ortağı Ömer Arca; şirketlerin gelişmesiyle birlikte yönetim sorunlarının gittikçe arttığını, bu sorunların da şirkette ciddi verimlilik kayıplarına yol açtığını söylüyor ve şöyle devam ediyor: “İşletmeler canlı organizmalara benzer, çok farklı organlar hepsine ulaşan ama bir merkezden yönetilen bir sisteme.  Tüm organlar sinir sistemine bağlı olarak çalışır, organizmanın mükemmelliği ve gelişme düzeyi de bu sinir sisteminin gelişmişliğine bağlıdır. Alınan ürün siparişinden bu ürünü üretecek birime, üretim için gereken tedarikten, alış ve satış stoklarına, satışların faturalanmasından her türlü kaydın oluşturulup bilginin düzenli olarak depolanmasına kadar pek çok süreçlerinin senkronize ve organik bir bütünlük içinde çalışmasının sağlanması gerekir. ERP bu bütünleşmeyi ve sistem entegrasyonunu sağlayan bir yönetim aygıtı bir anlamda sinir sistemidir. Bu gün belli bir büyümeye ulaşıp ERP kullanmayan şirket çok azdır.”

ERP, işletmelerin üst yönetimi ile iş süreçlerinin uyumunu önemli ölçüde sağlar. Bu bağlamda şirketin para ve paraya bağlı emtia stoku, hammadde depoları, malzeme ve yedek parça depoları, sabit kıymetler, net işletme sermayesi, insan kaynakları gibi sayılabilir kaynaklar ile bu kaynakları yöneten; satış, satın alma, üretim, planlama, ürün yönetimi-pazarlama, kalite, lojistik, muhasebe ve finans gibi yönetim birimlerinin eşzamanlı bir entegrasyon içinde hareket etmelerine yardımcı olur. ERP, söz konusu kaynakların kullanımı ve bu kaynakların kullanımına ve koordinasyonuna ilişkin her türlü planlama ve kontrol işlevlerini içerir. İşletme fonksiyonlarının etkileşimi ve iş birliği şirketin verimliliğini dolayısıyla pazardaki rekabet gücünü arttırır. Aynı zamanda şirketin veya grubun farklı yerlerdeki ve alanlardaki işleri ve işyerleri arasındaki etkileşimi de yönetmede kullanılır, bu da şirketin farklı yerlere dağılmış kaynaklarının bir merkezden yönetilebilmesini sağlar, farklı para birimleri ile çalışılan yapıları destekler.

ERP yazılımları çok farklı sektörlerdeki hatta her sektördeki gereksinimleri karşılayabilir, ERP ile her sektöre uygun geliştirmeler yapılabilir şirketlerin bünyelerine göre özelleştirilebilir.

Basit bir anlatımla ERP, “bir sistem entegrasyonu”dur

As/Nexia Türkiye Yönetim Danışmanlığı Ortağı Ömer Arca, “Bizim çok yararlandığımız temel yönetim argümanlarından biri, belki de ilki Michael Porter’ın “Değer Zinciri” yaklaşımıdır. Değer zinciri, müşteriye değer yaratan işletme fonksiyonlarının entegrasyonunun ifadesidir. İşletme pazara sunduğu mal ve/veya hizmeti üretirken bu zincir üzerindeki fonksiyonların ortaklaşa operasyonu ile bu üretimi tamamlar. Başka bir ifadeyle, değer zinciri üzerindeki fonksiyonlar bir işletmenin temel stratejik alanlarıdır. Bu zincirin analiziyle firmanın ona rekabette üstünlük sağlayacak becerileri diğer firmalardan üstün olduğu işlevler ve operasyonlar ortaya çıkar. Örneğin hız, stok verimliliği, üretim maliyetlerinin düşüklüğü daha somutlaştıracak olursak örneğin; transport maliyetinin oldukça yüksek olduğu yalıtım sektöründe sevkiyat giderlerin düşüklüğü, kalite, satış sonrası hizmet, dağıtım ağı vb. gibi müşteriye değer yaratan fonksiyonlar, bu değer zinciri analizinde şirkete rekabet üstünlüğü sağlayacak alanlar olarak ortaya çıkarlar. ERP, şirketin rekabette avantajlı alanlarını, sorunlu fonksiyonları ve bunların arasındaki etkileşimi ölçmenin ve yönetmenin en önemli araçlarından biridir. ERP ile hem günlük operasyon gerçekleştirilir hem de operasyonel fonksiyonların etkinlikleri ölçülür.

Yukarıdaki şemanın muhtelif versiyonları olmakla beraber bizim iş analizinde kullandığımız genel yapı yukarıda şematize edilmiştir, ama sektöre ve şirkete göre de bu görsel yeniden yapılandırılabilir. İşletmeler sadece yukarıdaki operasyonel fonksiyonlarla yönetilemezler, bazı yönetim fonksiyonlarıyla desteklenmeleri gerekir.  Destek fonksiyonları da eklendiğinde “değer zinciri” aşağıdaki gibi görselleştirilebilir.”

 

 

 

Şirketlerin rekabet gücünü oluşturan en önemli bileşenlerinden biri maliyetleridir. CFO’ların diğer bir ifadeyle finans yönetiminin etkinliği burada ön plana çıkıyor. Yukarıdaki değer zincirinde her bir fonksiyon aynı zamanda bir “maliyet merkezidir”. Şirket kaynaklarını bu fonksiyonlar arasında verimlilik esasına göre dağıtmak için iyi organize olmuş bir maliyet yönetimine ihtiyaç vardır. Bu noktada şirketin finans yönetimi sorumluluk alarak, üretim ve diğer operasyon maliyetlerini analiz etmesi ve bu analizin sonunda üretim unsurlarının standart kullanım ölçülerini tespit etmesi, fiili kullanımların bu standartların dışına çıkmaması ve giderek de standart maliyetlerin düşürülmesi çalışmalarına katılması gerekir. Bu noktada ERP’nin çevrimiçi (online) ve gerçek zamanlı raporlama ve muhasebe modülleri, CFO ve yönetimin karar destek sistemini oluşturur. Pek çok ERP programı, business intelligence (iş zekâsı) gibi raporlama sistemleri ve karar destek sistemlerini içerir.

 

Günümüzde şirketlerin tamamında bilgisayar ortamında çalışan “yönetim bilgi sistemleri” veya ikame yapılandırmalar var. Ama bunlar değer zincirinin tamamını ve destek fonksiyonlarını içermiyor. Başka bir deyişle fonksiyonların birden çok “database”i vardır ve bunların arasında bir entegrasyon olmadığı gibi, aynı konuda birbiri ile tutarsız veriler ile karşılaşılmaktadır. ERP, içerdiği güvenlik sistemi ve tek bir ana veritabanının olması ile bu sorunları ortadan kaldırır.

ERP sistemleri ile, üretim-depo-maliyet entegrasyonuyla şirketin hem fiili hem ön (standart) maliyetleri zamanında çıkar ve oluşan farklar rapor edilip muhtemel kayıp ve yanlışlıklar konusunda hızlı önlem alınması sağlanır. Böylece verimlilik artışına katkıda bulunulur.

Günümüzde pek çok şirket, maliyetlerini “faaliyet tabanlı maliyetleme” (activity based costing) modeliyle takip ediyor. Bu model şirketlerin müşteriye değer yaratan faaliyetlerinin ölçülüp analiz edilmesine dayanır. Bu analizi Porter’dan alıntılayacak olursak şöyle bir sıra izler;

• Değer yaratan temel fonksiyonların belirlenmesi
• Destek fonksiyonlarını tanımlanması
• Bu fonksiyonların maliyetlerinin çıkarılması (faaliyet tabanlı maliyetleme)
• Bu fonksiyonların müşteriye yarattığı değerin ölçümlenmesi
• Aradaki farkı arttıracak stratejik kararların geliştirilmesi, örneğin;

1.   

Maliyetlerini düşürülmesi, fiyatın indirilmesi

2.   

Kalitenin ve fiyatın arttırılması

3.   

Teslim politikasının değiştirilmesi

4.   

Daha düşük stokla çalışılması, finansal yükün azaltılması

• Fonksiyonlarının maliyeti ve sunduğu değerin rakiplerle karşılaştırılması

Ölçmediğin bir işi yönetemezsin

Ölçümleme için kullanılan metrik sistemin güvenilir olması gerekir. ERP sistemleri, karmaşık hale gelmiş iş yaşamını yönetmek için şirket yönetimlerinin vazgeçilmez destekleyicileri haline geldiler.

Şirketin varlıklarını korumak ve geliştirmekten sorumlu mali işler yöneticilerinin işin bütününe hakim olup, resme bütünsel bakma imkanlarını arttıran bu sistemlerden çok daha fazla yararlanacakları açık. Tedarik faturasının sisteme girilmesinden stok hareketlerine, üretim ve operasyon maliyetlerinden sevkiyat ve satış faturalarına, bu faturalar için yapılan ödeme ve tahsilatlara kadar tüm faaliyetleri çevrim içi ve eş zamanlı izleme, kayıt oluşturma imkânı sağlıyor. Bu sistem CFOlar’ın etkinlik ve önemini arttırıyor, muhasebe departmanlarının kalabalık ve insan hatasına açık yapılarını da radikal bir şekilde değiştiriyor. Ayrıca bütün operasyonel faaliyetlerin tek bir sistemden izlenmesi iç denetim anlamında da büyük bir katkı sunmakta olup şirketlerin bağımsız denetimleri sırasında bu sistemlerin varlığı ve etkinliği artık bağımsız denetimin de bir parçası oluyor.

SPK’nın seri X no:22 Bağımsız Denetim tebliğinde şirketlerin bilgi ve iç kontrol sistemlerinin de incelemeye dâhil edilmesi gerektiği birkaç yerde açıkça belirtilmiştir. CFOlar’ın bildiği ve artık sıkça yaşadıkları üzere günümüzde yaşanan M&A (birleşme ve satın alma, stratejik ortaklık, fon alımları, vb.) operasyonlarında özellikle alıcı konumunda olan firmalar  “due delligence” (inceleme) yaptırmakta ve bu çalışma kapsamında kurulan data room’larda çalışmanın önemli parçasını “data güvenliği” oluşturur. Bu süreçlerde şirketin kullandığı ERP,  şirkete değer katar.

ERP sistemlerinin bankalarla, lojistik firmalarıyla, büyük tedarikçi ve alıcıların sistemleriyle B2B anlamında entegre olması, süreçlere hız ve güvenilirlik kazandırır.