E-DEFTERLERİNİZ GÜVENDE Mİ?

Belli şartları taşıyan mükelleflerin VUK hükümleri uyarınca tutmak zorunda oldukları defterlerini elektronik ortamda tutmaları ve elektronik defter ile beratları yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz etmeleri zorunludur. Bugün itibariyle sadece Yevmiye ve Defter-i Kebir elektronik ortamda tutulabilmektedir.

Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Bu nedenle, Vergi Usul Kanunu’nun “Muhafaza ve İbraz Ödevleri” başlıklı 253 ve 256 maddeleri e-defterler için de uygulanacaktır.

Ayrıca 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği’nin “Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı” başlıklı 4. maddesinde; mükelleflerin elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını Vergi Kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü olduğu açıklanmıştır.

E-defter uygulaması mükellefler için birtakım avantajların yanında birtakım riskleri de beraberinde getirmektedir. Bu risklerin bazıları aşağıda açıklandığı gibidir.

• Siber saldırı: Bilgisayardaki önemli dosyalar hacker (bilgisayar korsanı) tarafından şifrelenerek kullanılmaz hale getirilmekte, şifrenin çözülmesi için para istenmektedir.
• Bilgisayar virüsleri: Kötü niyetli yazılımlar nedeniyle dosyalar silinmekte ya da kullanılamaz hale gelmektedir. Çoğu zaman dosyaların geri getirilmesi mümkün olmamaktadır.
• Donanımsal arıza: Bilgisayar parçalarının arızalanması sonucu dosyalar zarar görmekte ya da kullanılamaz hale gelmektedir.
• Diğer nedenler: Yangın, hırsızlık, doğal afetler gibi nedenlerle bilgisayar ve elektronik dosyalar kullanılamaz hale gelmektedir.

Yukarıda yer alan riskler ortaya çıkması sebebiyle e-defterlerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü yerine getirilmezse hem VUK hem de TTK açısından cezai yaptırımlar söz konusu olacaktır. Böyle bir cezai yaptırıma yer vermemek için mükelleflerin elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmaları gerekmektedir.

Bu sebeple mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların, yukarıda açıklanan risklerden ötürü, muhafaza ve ibrazı konusunda gerekli önlemleri almaları, bu kapsamda bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle elektronik defter ve beratlarını mutlaka farklı ortamlarda yedeklemeleri gerekmektedir.

 

Saygılarımızla,

 

 

Bu dokümanda yer alan bilgiler genel içeriklidir ve herhangi bir gerçek veya tüzel kişinin özel durumuna hitap etmemektedir. Sürekli güncel ve doğru bilgi sunumuna özen gösterilmesine karşın bu bilgiler her zaman her durumda doğru olmayabilir. Hiç kimse özel durumuna uygun bir uzman görüşü almaksızın , bu dokümanda yer alan bilgilere dayanarak hareket etmemelidir. Nexia Türkiye ve AS Bağımsız Denetim ve YMM A.Ş.’ye, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.