Bazı Mükellefler için zorunlu e.arşiv uygulamasına 1 Ocak 2016 da geçiliyor.

SİRKÜLER

12/01

01/12/2015

KONU:

* Bazı Mükellefler için zorunlu e.arşiv uygulamasına 1 Ocak 2016 da geçiliyor.

BAZI MÜKELLEFLER İÇİN ZORUNLU E.ARŞİV UYGULAMASINA 1 OCAK 2016 DA GEÇİLİYOR:

30 Aralık 2013 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik arşiv (e.arşiv) uygulamasına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir. (Anılan genel tebliğin bazı bölümlerinde 443 nolu genel tebliğ ile değişiklik yapılmıştır)

Bazı mükellefler için zorunlu olan bu düzenlemenin uygulamasına 1 Ocak 2016 da geçilecektir. 433 No’lu Genel Tebliğin 443 No’lu Genel Tebliğle değişik hali sirkülerimizin son bölümünde olup, önemli gördüğümüz bölümleri aşağıda özetlenmiştir:

1.E.Arşiv Uygulaması Ne Demek?

E.Arşiv uygulamasında, faturalar Gelir İdaresince belirlenen standartlara göre elektronik ortamda oluşturulmakta ve mükellefin durumu yada talebine göre elektronik ortamda yada kağıt ortamında iletilmektedir. Öte yandan, elektronik ortamda oluşturulan bu faturalar yine elektronik ortamda muhafaza edilmekte ve aylık olarak oluşturulan raporları internet üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmektedir.

Dolayısıyla, e.arşiv ismi yanıltıcı olmamalı faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını ve gönderilmesini de düzenlendiği hususuna dikkat edilmelidir. Öte yandan, e.fatura ve e.arşiv faturasının birbirinden farklı düzenlemeler olduğu da gözönünde tutulmalıdır.

2.E.Arşiv Uygulaması Kimler İçin Zorunlu?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. Kapsama giren mükelleflerin belirlenen tarihten önce e-fatura ve e-arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.

İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda münhasıran bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk kapsamı dışındadır.

Tebliğde internet üzerinden satış; mal ve hizmetlerin sipariş ve satın alma süreçlerinin tamamının internet üzerinden gerçekleştiği satış biçimi şeklinde tanımlanmıştır.

Tebliğdeki tanımın yeterli olmayabileceğini internet üzerinden satış ifadesinin açıklığa kavuşturulması gerektiğini düşünüyoruz. Nitekim GİB nın internetteki e.fatura ile ilgili forumda konuyla ilgili tereddütleri içeren sorular ve bunlara verilen cevaplar mevcuttur. Ancak, forumdaki cevapların hukuki olarak ne kadar bağlayıcı olacağı hususu da ayrı bir tereddüt konusudur.

Diğer mükellefler için ise uygulamadan yararlanmak isteğe bağlıdır.

3.E.Arşiv Uygulamasında Faturalar Nasıl Oluşturulacak ve İletilecektir?

E.Arşiv izni verilen mükellefler;

a) E.Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükelleflere Yaptıkları Satışlarda:

E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları e.faturayla ilgili 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine göre  e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

b) E.Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Yapılan Satışlarda:

E.Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan birinci ve ikinci sınıf tüccarlara, serbest meslek erbabına, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere, vergiden muaf esnafa yaptıkları mal ve hizmet satışları için e.arşiv uygulaması kapsamında elektronik ortamda fatura oluşturacaklar (e.arşiv faturası) , bunun ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edeceklerdir.

Oluşturulan fatura;

* Kağıt ortamında gönderilecektir.

* Ancak, alıcı talep ederse www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilecektir.

E.Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere malın yanında kağıt olarak verilen fatura irsaliyeli fatura yerine kullanılabilmekte olup, bu imkândan yararlanılabilmesi içi faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerinde “irsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılı olması gereklidir.

c) Vergi mükellefi Olmayanlara  (“a” ve “b” Dışındakiler) Yapılan Satışlarda:

Yukarıda “a” ve “b” dekiler dışında kalanlara yapılan satışlar vergi mükellefi olmayanlara yapılan satış olarak adlandırılmakta olup, bu satışlarda e-arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturulacak (e.arşiv faturası), müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda veya kağıt ortamında iletilecektir.

Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

Oluşturulan faturaların ikinci nüshası elektronik ortamda muhafaza edilecek ve istenildiğinde ibraz edilecektir.

4. E.Arşiv Uygulaması İzni, Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru:

E.Arşiv uygulamasından yararlanmak için e.fatura uygulamasına kayıtlı olunması gereklidir.

E.Arşiv uygulaması mükellefin kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan e.arşiv izni almış özel entegratör bilgi işlemi sistemi üzerinden olmak üzere 2 ayrı yöntemle kullanılabilecektir.

Kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanacak olanlar başvuruyu kendileri yaparken, özel entegratör kullanacak olanlar başvuruyu özel entegratöre yapacaklardır.

Kendi bilgi işlem sistemini kullanacak olanların başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığınca değerlendirilerek uygun bulunması halinde kendilerine yazılı e.arşiv izni verilir.

Özel entegratörlerin e-arşiv hizmeti verebilmesi için Başkanlıktan ayrıca e-arşiv izni alması gerekmektedir.

5. Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması:

Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır.

Elektronik ortamda oluşturulan faturalar mali mühür ile (gerçek kişilerde bunun yerine isterlerse nitelikli elektronik sertifika ile) onaylanır. Özel entegratör kullananlarda talep ederlerse özel entegratörün mali mührü de kullanılabilir.

Faturanın kağıt çıktı almaya elverişli olması, e.arşiv tebliğ ve düzenlemeleri dışında Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında yer alan düzenleme süresi ve belirlenen usul ile esaslara uygun olması gerekmektedir.

Yukarıda 3/b  bölümündeki satışlarda  (e.faturaya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine yapılan satışlarda) düzenlenen faturaların e.fatura format ve standardına uygun olması gereklidir. Diğer işlemlerde (vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda) ise istenirse yine  bu format ve standart kullanılabilir.

Fatura Amblemi:

Faturaların üst orta kısmındaki özel işaret (amblem) ile il kodu yerine aynı yerde olmak üzere e.arşiv ortamında oluşturulan faturalarda; GİB amblemi ve onun altında “e.arşiv fatura” ibaresi bulunur.

Yukarıda, 3/b ve 3/c bölümünde belirtilen satışlarda (e.faturaya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara satışlarda) faturalar elektronik ortamda iletiliyorsa faturanın altına ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılır.

Belge Numarası:

E.Arşiv kapsamındaki faturalarda seri sıra numarası yerine serbestçe belirlenebilen 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarası kullanılacaktır. Bu konuda GİB tarafından özel düzenlemeler yapılabilecektir.

Tebliğin 6.2. bölümünde sıra numarası ile ilgili düzenlemeler yer almaktadır.

6.Belgelerin Alıcıya Teslimi ve Diğer Bazı Şekil Şartları:

Yukarıda 3 No’lu Bölümde alıcının statüsüne bağlı olarak (e.faturaya kayıtlı olanlara, e.faturaya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara) yapılan satışlarda e.arşiv sistemi kapsamında faturanın nasıl oluşturulacağı ve iletileceği belirtilmiştir.

Elektronik ortamda oluşturulan e.arşiv faturasının kağıt ortamında teslimi halinde; faturanın baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından da yapılabilecektir. (İstenilirse, anlaşmalı matbaa yada özel entegratöre de baskı işi yaptırılabilir)

E.Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, faturanın düzenlendiği tarihte imzaya yetkili olanın imzası basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın hazır imzalı olarak kullanılabilmesi mümkündür. ( İmzası notere tasdik ettirilmiş olmalı)

E.Arşiv faturalarında düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanı saat ve dakika olarak gösterilmelidir.

7. Gelir İdaresi Başkanlığı’na Aylık Rapor Gönderme Zorunluluğu:

E.Arşiv izni alan mükellefler ve e.arşiv hizmeti verme izni almış özel entegratörler elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak e.fatura internet adresindeki format ve standart kapsamında aylık olarak e.arşiv raporu oluşturacak ve mali mühür ile zaman damgalı olarak onaylayarak ertesi ay 15 gün sonuna kadar Başkanlık sistemine aktaracaklardır. ( Süre, e.arşiv teknik kılavuzunda yer almaktadır) Tabiatıyla, rapor içeriği ve gönderilme süresi daha sonra değiştirilebilir.

8. Elektronik Belgelerin Muhafaza ve İbrazı:

Bu tebliğ kapsamında oluşturulan ikinci nüsha elektronik faturaların ve e.arşiv raporlarının mükellefçe muhafazası ve talep halinde ibrazı zorunludur. 

İzin alan mükellefler, bu elektronik belge ve e.arşiv raporlarını kendi bilgi işlemlerinde muhafaza edebilecekleri gibi Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza edebilirler. (Elektronik belge saklama hizmeti veren kurumların listesi www.e.fatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır)

E.Arşiv uygulamasını kendi sisteminde kullananlar, elektronik ortamda oluşturulan faturanın ikinci nüshasını kendi mali mührü ile onaylayarak saklar. Özel entegratörden e.arşiv izni alanlar ise bunları kendi mali mührü yada özel entegratörün mali mührü ile de onaylayarak saklar. Saklanan belgelerin alıcıya gönderilen kağıt nüsha ile aynı içerikte olması ve aynı görüntüde basılabilecek şekilde bulunması gereklidir. Bu şekilde muhafaza edilen belgelerin sorgulama, görüntüleme ve çıktı alınma sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.

E.Faturaya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e.arşive kayıtlı satıcı tarafından elektronik ortamda iletilen belgelerin alıcı tarafça elektronik ortamda muhafaza edilmesi gerekmektedir. (Kağıt ortamında alınmışsa, kağıt ortamda muhafaza edilmesi yeterli)

9. İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar:

E.Arşiv ile ilgili 433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinin 10. Bölümünde internet üzerinden satış yapanlar için özel düzenlemeler getirilmiştir.

9.1.E.Arşive Kayıtlı Olanlarca Vergi Mükellefi Olmayanlara İnternet Üzerinden Yapılan Satışlar:

E.Arşiv izni olan ve internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal yada hizmet satanlar, bu faturaları sirkülerimizin 3/c bölümünde belirtilen açıklamalara uygun olarak mutlaka elektronik ortamda iletmek zorundadır. Ancak, faturanın kağıt çıktısı da malın sevki sırasında yanında bulundurulacaktır.

E.Arşiv kapsamında olanlarca vergi mükellefi olmayanlara internet üzerinden  yapılan satışlara ilişkin olarak düzenlenecek faturalarda mevcut bilgilere ilave olarak ayrıca aşağıdaki hususların da bulunması gerektiği belirtilmiştir:

Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderir.

9.2.E.Arşive Kayıtlı Olanlarca E.Faturaya Dahil Olanlara  İnternet Üzerinden Yapılan Satışlar:

Diğer taraftan, e.arşiv izni olan mükelleflerce, e.faturaya kayıtlı mükelleflere internet üzerinden yapılan satışlara ilişkin olarak  e.fatura sistemine uygun şekilde düzenlenecek faturalarda iade ile ilgili kısım hariç bir önceki bölümde bilgilere yer verilecektir. Bu şekilde yapılan satışlarda düzenlenen e.faturanın malı teslimi anında düzenlenmesi, düzenlenme saat ve dakikasının yazılmış olması, “irsaliye yerine geçer “ibaresi taşıması ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmış olması gereken kağıt çıktısı teslim edilen malın yanında bulundurulacaktır.

Sirkülerimizin 2 No’lu Bölümünde de belirttiğimiz üzere internet üzerinden mal veya hizmet satan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı 5 milyon lira ve üzerinde olanlar 1.1.2016 tarihine kadar e.arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. İnternet üzerinden sadece bilet, sigorta poliçesi vb düzenleyenler bu zorunluluk kapsamında değildir.

NOT: 433 No’lu VUK Genel Tebliği ile yapılan düzenlemeler internet üzerinde ticaretin vergisel yönüne ilişkindir. Bunun dışında ayrıca elektronik ticarete ilişkin usul ve esasları düzenleyen 6563 sayılı Kanun ve bu Kanuna ilişkin olarak 26 Ağustos 2015 tarihli Resmi Gazetede Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca yayımlanmış Elektronik Ticarette Hizmet Sağlayıcı Ve Aracı Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik mevcuttur. Ancak, 433 No’lu VUK Genel Tebliğindeki internet üzerinden satış tanımı  bu mevzuata nazaran daha geniş kapsamlı olabilir. Bu açıdan dikkatli olunmalıdır.

10. Ödeme Kaydedici Cihaz Üzerinden Yapılan Satışlar:

E.Fatura yada e.arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda ödeme kaydedici cihazlardan verilen bilgi fişi , satış anında düzenlenmek ve satıcı yada yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçecektir.

11. Diğer Hususlar ve Değerlendirme:

433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde yukarıda özetlenen hususlar dışında ayrıca sorumluluk ve cezai yaptırımlar (tebliğin 11. Bölümü) , e.arşiv ile ilgili diğer hususlar  (tebliğin 12. Bölümü) da yer almaktadır.

Öte yandan, GİB web sitesinde de e.arşiv ile ilgili olarak başvuru kılavuzu ve teknik kılavuzlar mevcuttur. Bunların zaman içinde değişebileceği unutulmamalıdır.

Özellikle, e.arşiv zorunluluğu kapsamına girilip girilmediği hususunda uygulamada tereddütlerin oluşabildiği bunun Başkanlıkça netleştirilmesinin faydalı olacağı kanaatindeyiz.E.Fatura forumunda e.arşiv ile ilgili soru cevaplar mevcut olup, bunların bazıları da bu hususla ilgilidir.

E.Arşiv zorunluluğu kapsamına girenler için uygulamanın 1 Ocak 2016 da başladığı dikkate alınarak gerekli hazırlıkların bu tarihe kadar tamamlanması gerektiğine dikkat edilmelidir.

Saygılarımızla,