Ticari Defterlerin Açılış Ve Kapanış Onayları Hakkında Hatırlatma

2023 takvim yılı sonu yaklaşmış olması dolayısıyla mükelleflerin 2024 yılında tutacakları defterlerin açılış ve ara onayları ile 2023 yılında tutulmuş olan defterlerin kapanış onaylarının yapılacağı tarihler yaklaşmıştır.

Gündemimiz, mükelleflerin mevzuat hükümlerine göre tutmak zorunda oldukları defterlerinin açılış ve kapanış onaylarına ilişkin hatırlatmalarda bulunmak amacıyla hazırlanmıştır.

Ticari defterlerin ne zaman ve ne şekilde tasdik edileceğine ilişkin düzenlemeler 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda düzenlenmiştir.

 

Buna göre;

Vergi Usul Kanunu’nda (VUK Md.182-193-197-210-213-220);

  a) Bilanço esasına göre;

1) Yevmiye Defteri

2) Defter-i Kebir

3) Envanter Defteri

b)İşletme Hesabı esasına göre “İşletme Hesabı Defteri”

 

c) Serbest Meslek Erbabı için “Serbest Meslek Kazanç Defteri”

 

d) İmalat Defteri (Muhasebe İşlemlerini 7/A seçeneğine göre izleyen mükellefler hariç)

 

e) Çiftçi İşletme Defteri

 

tutulması zorunlu defterler olup, bunlardan Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, İşletme Hesabı Defteri, Serbest Meslek Kazanç Defteri, İmalat Defteri ve Çiftçi İşletme Defteri tasdiki zorunlu defterler olarak sayılmıştır.

17.12.2017 Tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 486 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre; Serbest Meslek Kazanç Defteri ile İşletme Hesabı Defteri (Çiftçiler Dahil) GİB Web sayfası üzerinden (defterbeyan.gov.tr) elektronik ortamda tutulmaya devam edildiğinden söz konusu defter için açılış onayları GİB tarafından yapılacaktır. Açılış onayı VUK’ nda yer alan tasdik hükmündedir. Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar GİB tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

Bilindiği üzere bazı mükelleflere Elektronik Defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir Elektronik ortamda tutulacak defterler olup, bu defterlerin elektronik defter beratının alınması açılış onayı yerine geçecektir. Bu iki defter haricinde diğer defterler için açılış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir. Dolayısıyla e-defter kapsamındaki mükellefler; Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir dışında, tutmak zorunda oldukları defterleri kağıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.

e-Fatura uygulamasına 2023 yılı içinde geçen mükellefler 2024 yılı başından itibaren e-defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadırlar. 

Ayrıca 2020 ve müteakip yıllarda Türk Ticaret Kanunu kapsamında bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren e-defter uygulamasına geçmek zorundadır.

E-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçmektedir.

 

Türk Ticaret Kanunu’na göre tasdike konu defterler (TTK Md.64);

1) Yevmiye Defteri,

2) Defteri Kebir,

3) Envanter Defteri,

4) Pay Defteri (Limited Şirketler Dahil),

5) Anonim Şirketler İçin Yönetim Kurulu Karar Defteri,

6) Limited Şirketler İçin Müdürler Kurulu Karar Defteri (Tutulması Zorunlu Değildir),

7) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.

 

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

Ayrıca, damga vergisi yönünden “sürekli mükellefiyet” tesis ettirilen kişi ve kurumlar; Damga Vergisi Defteri tutmak ve kullanmaya başlanmadan önce tasdik ettirmek zorundadırlar.

 

Sonuç olarak; yukarıda belirtilen açılış onayına tabi defterlerin 31.12.2023 tarihine kadar açılış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir.

 

Defterlerini yenilemek yerine ertesi yılda da kullanmak isteyenler, ilgili hesap döneminin ilk ayı (Ocak ayı) içerisinde defter tasdiklerini yaptırmak zorundadırlar.

 

Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce defterlerini tasdik ettireceklerdir.

 

Ayrıca tasdike tabi defterlerin dolması sebebiyle veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmek zorundadır. Bu durumda olanların işlemlerin defterlere kaydedilmesi zamanına göre hareket etmeleri gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu hükümlerine tabi defterler; anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili müdürlüğünce tasdik edilecek, daha sonraki açılış onayları ise kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacaktır.

 

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

 

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 16. maddesi’ nde fiziki olarak tutulan; Yönetim Kurulu Karar Defteri, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri ve Defter-i Kebir’in yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebileceği açıklanmıştır. Onay yenileme yapılması halinde Kapanış onayına tabi olan Yevmiye ve Yönetim Kurulu Karar Defterlerinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında Tebliğ’de belirtilen bilgilerin yer alması zorunludur.

 

Ayrıca, Yevmiye Defterinin kapanışı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (Haziran), Yönetim Kurulu Karar Defteri ile Limited Şirketler için Müdürler Kurulu Karar Defteri tutulması halinde kapanış onayının ise Ocak sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir.

Ticaret siciline kayıtlı bulunanlar; Ticari defterlerinin noterlere tasdikleri sırasında, TTK’ nın 64. maddesinde belirtilen ve Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16’ncı maddesi uyarınca Ticaret sicil müdürlüklerinden alacakları “TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ” ni noterlere ibraz edilecektir. Ancak; 27.01.2013 Tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16/6. maddesine göre “Sicil tasdiknamesi; Tasdiknamede yer alan bilgilerde bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” hükmüne göre önceki yıl veya yıllarda alınmış belgeler yukarıdaki koşulları taşıması halinde yeniden alınmasına gerek yoktur. Eski tarihli belgenin notere ibrazı yeterlidir.

 

Ticaret kanununun 562/1-c maddesi hükmü gereği yukarıda belirtilen gerekli onayları yaptırmayanların idari para cezasıyla cezalandırılacağı ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerinde yer alan cezaların tatbik edileceği unutulmamalıdır.

 

15.12.2023

Saygılarımızla.