GİB Portalındaki E-FATURALARINIZ Siliniyor, Arşivlemeyi Unutmayın!
GİB PORTALINDAKİ E-FATURALARINIZ SİLİNİYOR, ARŞİVLEMEYİ UNUTMAYIN!
Bilindiği üzere, 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükelleflere elektronik fatura düzenleme ve alma zorunluluğu getirilmiştir. Aynı şekilde 397 ve 421 Sıra No’lu Tebliğ’lerle E-faturanın saklanmasına yönelik düzenlemelerde yapılmıştır.
397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin “6. E-faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü” başlığı uyarınca, düzenlenen e-faturaların elektronik ortamda saklanması gerekmektedir.
Tebliğ’in E faturanın saklanmasına ilişkin bölümü aşağıdadır:
6. e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
“ Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
E-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.(421 nolu tebliğ ile değiştirilen) “
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın “ E - fatura ” internet adresinde, E-faturanın saklanması ile ilgili açıklaması aşağıda yer almaktadır:
“Portal üzerinde kayıtlı bulunan 6 aydan önceki tarihli faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız (kabul-red cevapları) 15/10/2014 tarihi itibariyle portalden silinecektir. Portaldeki faturaların ve posta kutusu yanıtlarının portal kullanıcıları tarafından bilgisayarlarına indirilip, 397 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliğinin “6. E-faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü” başlığı uyarınca elektronik ortamda saklanması gerekmektedir. Portalden indirilerek arşivlenmeyen faturaların ve posta kutusu yanıtlarının saklanma yükümlülüğü mükelleflere ait olup Gelir İdaresi Başkanlığının konuya ilişkin herhangi bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.”
Yukarıdaki hükümler gereği ;
E-Faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükelleflerin, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edebilmeleri gerekmektedir. E-Faturaların saklanması, istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. E-fatura’nın mükelleflerin kendilerine ait bilgi sistemlerinde saklanmasının dışında, Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sisteminde de saklanması da mümkündür.
Bu dokümanda yer alan bilgiler genel içeriklidir ve herhangi bir gerçek veya tüzel kişinin özel durumuna hitap etmemektedir. Sürekli güncel ve doğru bilgi sunumuna özen gösterilmesine karşın bu bilgiler her zaman her durumda doğru olmayabilir. Hiç kimse özel durumuna uygun bir uzman görüşü almaksızın , bu dokümanda yer alan bilgilere dayanarak hareket etmemelidir. Nexia Türkiye ve AS Bağımsız Denetim ve YMM A.Ş.’ye, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz
